Stress de la ren­cont­re, maté­ri­el non-fon­c­tion­nel, pré­sen­ta­ti­on avec les dif­fé­ren­tes équipes, aller-retours au dépar­te­ment IT pour les mots de pas­ses et les divers accès qui ne fon­c­tion­nent pas,… Nous con­nais­sons tous ce type d’onboarding, qui ne nous a pas for­cé­ment lais­sé un sou­ve­nir impé­rissa­ble. Pour­tant, ce der­nier con­sti­tue une étape cru­cia­le dans le par­cours professionnel. 

Les chif­fres par­lent d’eux-mêmes : selon un son­da­ge Gal­lup, 88 % des employés esti­ment que leur ent­re­pri­se pour­rait amé­lio­rer ses pro­ces­sus d’onboarding.

Selon Cad­rem­ploi, 35 % des nou­veaux sala­riés ont démis­si­onné six mois après leur recru­tement et 45 % des démis­si­ons ont eu lieu la pre­miè­re année. Si vous fai­tes la con­ver­si­on en euros, la note peut vite deve­nir salée ! 

L’onboarding, que l’on pour­rait tra­dui­re par « embar­quement » en fran­çais, con­sis­te à opti­mi­ser l’intégration des nou­veaux employés, selon le Figa­ro. Son objec­tif ? Un démar­ra­ge faci­le, flui­de et serein. 

Les maî­tres mots sont : respect, pré­pa­ra­ti­on et bien­veil­lan­ce. C’est pen­dant cet onboar­ding que vot­re nou­veau col­la­bo­ra­teur pour­ra se fai­re sa pre­miè­re véri­ta­ble idée de l’entreprise. A vous donc de ren­voy­er la meil­leu­re image pos­si­ble en véhi­cu­lant les valeurs importan­tes et la cul­tu­re de cet­te der­niè­re. C’est aus­si le moment de fai­re jouer vot­re mar­que employ­eur afin de ren­forcer l’adhésion du nou­veau col­la­bo­ra­teur. Par exemp­le, glis­sez dans le nou­veau maté­ri­el dis­tri­bué quel­ques goo­dies (sty­lo, mug, bloc-notes,…) 

« Un bon pro­ces­sus d’onboarding doit per­mett­re de s’assurer que vot­re nou­vel employé ait envie de reve­nir demain ! » ‑LH  

Nous le savons, com­men­cer un nou­veau job n’est jamais une min­ce affai­re. Grâce à not­re Cebir check­list, fai­tes en sor­te que vot­re nou­veau col­la­bo­ra­teur se sen­te bien accu­eil­li et ne reg­ret­te pas son choix dès le pre­mier jour afin d’éviter un départ anticipé !

Tout d’abord, l’accueil d’un nou­veau col­la­bo­ra­teur se prépa­re un mini­mum à l’avance ! Com­men­cez par éta­b­lir une lis­te de tout ce dont vot­re col­la­bo­ra­teur aura beso­in pour un démar­ra­ge en douceur. 

• Ordi­na­teur & accessoires, 
• Une place atti­trée ou être cer­tain qu’un bureau de l’openspace soit disponible, 
• Les dif­fér­ents accès aux pro­gram­mes de la socié­té, boi­te mail, etc. 
• Un car­net et un stylo, 
• Bad­ges d’accès si nécessaire. 

Pour cela, fai­tes vos deman­des et pré­ve­nez les équipes en avance. 

Vous pou­vez éga­le­ment effec­tuer un pré-onboar­ding avec vot­re can­di­dat en lui envoy­ant déjà son cont­rat, les infor­ma­ti­ons importan­tes (adres­se, heu­re d’arrivée, com­ment accé­der aux bâti­ments, pro­cé­du­re de sécu­ri­té, GDPR,…) à l’avance afin qu’il puis­se les lire à son aise avant de se lancer. 

Envoyez un mail d’accueil et de pré­sen­ta­ti­on quel­ques jours avant le démar­ra­ge dans lequel vous intég­rez la nou­vel­le adres­se mail de vot­re col­la­bo­ra­teur. Vous per­met­tez ain­si à chacun de lui sou­hai­ter la bien­ve­nue et à vot­re col­la­bo­ra­teur de démar­rer avec quel­ques encou­ra­ge­ments prés­ents sur sa boî­te de mes­sa­ge­rie. Fai­tes éga­le­ment en sor­te que l’équipe du manage­ment et les per­son­nes que le nou­veau col­la­bo­ra­teur doit ren­con­trer se ren­dent dis­po­nibles pour son pre­mier jour. 

Orga­nis­ez l’agenda de vot­re nou­veau col­la­bo­ra­teur : assu­rez-vous que ses pre­miè­res jour­nées sont rem­pli­es. Pré­voyez-les for­ma­ti­ons néces­saires, ren­con­tres avec d’autres équipes plus éloi­g­nées,… Fai­tes en sor­te que vot­re col­la­bo­ra­teur s’imprègne au maxi­mum de l’environnement de tra­vail et du con­tex­te de la société. 

1. Le jour J, pro­po­sez à vot­re nou­veau col­la­bo­ra­teur d’arriver une demi-heu­re plus tard que l’horaire stan­dard, afin d’avoir le temps de fai­re les der­niè­res véri­fi­ca­ti­ons et d’arriver avant lui ou elle ou bureau. De cet­te maniè­re, vous pour­rez com­men­cer à instal­ler son maté­ri­el, rap­pe­l­er aux per­son­nes pré­sen­tes au bureau qu’un nou­veau membre de l’équipe arri­ve aujourd’hui,… Ce n’est pas obli­ga­toire, mais pré­voir un petit déjeu­ner d’équipe pour le nou­vel arri­vé est tou­jours extrê­me­ment bien vu et per­met des pré­sen­ta­ti­ons beau­coup plus flui­des et déten­dues. Il est éga­le­ment tou­jours inté­res­sant que les per­son­nes qui ont par­ti­ci­pé au pro­ces­sus de recru­tement et que le col­la­bo­ra­teur a déjà ren­con­trées soi­ent pré­sen­tes afin d’offrir un cad­re plus rassurant.

   1. Assu­rez-vous que le manage­ment soit pré­sent pour accu­eil­lir le nou­veau collaborateur. 
   2. Mont­rez-lui les dif­fér­ents espaces du bureau : café­té­ria, toi­let­tes, machi­ne à café, salle de réuni­on, réception,… 

2. Une fois vot­re col­la­bo­ra­teur mis à l’aise, pré­sen­tez-lui les per­son­nes pré­sen­tes et expli­quez-lui quel­les inter­ac­tions il ou elle sera sus­cep­ti­ble d’avoir avec elles. Par la suite, vous lui don­ne­rez éga­le­ment la lis­te des per­son­nes de cont­act importan­tes de la socié­té (dépar­te­ment RH, chef d’équipe, réception,…). 

3. Lais­sez un peu de temps à vot­re col­la­bo­ra­teur afin qu’il ou elle puis­se s’installer, inté­grer les nombreu­ses infor­ma­ti­ons déjà reçues et struc­tu­rer ses idées. Instal­lez-vous à pro­xi­mi­té de son bureau et aidez-le à démar­rer son ordi­na­teur, à lan­cer les divers logi­ciels afin que véri­fier que tous les accès cré­és fon­c­tion­nent cor­rec­te­ment. (Si ce n’est pas le cas, fai­tes le sui­vi rapi­de­ment et vous-même, ne lais­sez pas vot­re col­la­bo­ra­teur se déb­rouil­ler !) Pre­nez aus­si un peu de temps pour répond­re à ses ques­ti­ons si néces­saire. 

4. Lors­que vot­re nou­veau col­la­bo­ra­teur est bien instal­lé, attri­buez-lui un par­rain ou « bud­dy ». Le par­rain sera la per­son­ne qui gui­de­ra vot­re nou­veau col­la­bo­ra­teur dans les rou­ti­nes quo­ti­di­en­nes, pren­dra le temps de lui expli­quer plus en détails les pro­cé­du­res et répon­dra à ses ques­ti­ons pen­dant ses pre­miers jours, semain­es, mois éven­tu­el­le­ment. Cet­te per­son­ne fait géné­ra­le­ment par­tie de l’équipe du nou­veau col­la­bo­ra­teur mais ne fait pas par­tie du manage­ment, elle jouera aus­si un rôle cru­cial dans la trans­mis­si­on des valeurs de l’entreprise, de l’esprit d’équipe et de l’implication du nou­veau col­la­bo­ra­teur au sein de son équipe.

Afin de vous assurer le meil­leur sui­vi de vot­re col­la­bo­ra­teur pré­voyez des ent­re­ti­ens régu­liers. Il ne s’agira pas ici d’évaluations de per­for­mance, mais bien de ren­con­tres afin de vous assurer que tout se pas­se tou­jours bien, et pou­voir anti­ci­per un maxi­mum si vous pen­sez déce­ler un incon­fort ou une situa­ti­on pro­blé­ma­tique. Cela vous per­met­tra éga­le­ment d’identifier les forces de vot­re sala­rié, mais aus­si les éven­tuels points d’amélioration. 

• Iden­ti­fiez la per­son­na­li­té, les talents et les moti­va­tions de vot­re col­la­bo­ra­teur 
• Véri­fiez les moti­va­tions & choix de car­ri­è­re de vot­re col­la­bo­ra­teur 

Voi­ci quel­ques exemp­les d’entretiens à pré­voir après l’arrivée de vot­re nou­veau collaborateur : 

• Ent­re­ti­en d’intégration : effec­tuez un pre­mier ent­re­ti­en afin de con­naît­re le res­sen­ti de vot­re col­la­bo­ra­teur sur son pre­mier jour ou sa pre­miè­re semaine. Cela vous per­met­tra aus­si d’avoir un aper­çu des points forts de vot­re onboar­ding et des éven­tu­el­les pis­tes d’amélioration. 
• Ent­re­ti­en de sui­vi : pla­ni­fiez des ent­re­ti­ens de sui­vi avec vot­re col­la­bo­ra­teur tous les quin­ze jours ou une fois par mois afin de vous fai­re une idée sur son inté­gra­ti­on, véri­fier que les tâches à effec­tuer ont bien été comprises. 
• Ent­re­ti­en de fin d’onboarding : une fois la péri­ode déter­mi­née pas­sée, n’oubliez pas de refai­re un point avec vot­re col­la­bo­ra­teur. Vous pou­vez lui deman­der de vous remett­re un rap­port d’étonnement, dis­cu­ter des futures étapes de son par­cours pro­fes­si­on­nel, et déjà éta­b­lir un plan de car­ri­è­re. Ici enco­re, Cebir vous aide à opti­mi­ser vos recru­tements et libé­rer tout le potentiel de vos futurs talents en valo­ri­sant leurs com­pé­ten­ces grâce à not­re cata­lo­gue de tests. 

Et n’oubliez pas, un bon onboar­ding pla­cera vot­re nou­veau col­la­bo­ra­teur dans un bon mind­set ! Sa pro­duc­ti­vi­té, son impli­ca­ti­on au sein de la socié­té et son envie de con­tri­buer au bon déve­lo­p­pe­ment de cet­te der­niè­re n’en seront que renforcés !