De verschillende sleutels tot succes voor een goede onboarding

Stress van de eer­ste ont­moe­tin­gen, niet-wer­ken­de appa­ra­tuur, intro­duc­tie bij de ver­schil­len­de teams, heen en weer lopen naar de IT-afde­ling voor wacht­woor­den en toe­gangs­co­des die niet wer­ken,… We ken­nen alle­maal dit soort onboar­ding, die ons niet per se een posi­tie­ve her­in­ne­ring heeft ach­ter­ge­la­ten. Toch is dit een cru­ci­a­le stap in de loop­baan. 
De cij­fers spre­ken voor zich: vol­gens een Gal­lup-enquê­te denkt 88% van de werk­ne­mers dat hun bedrijf zijn onboar­ding­pro­ces­sen kan verbeteren.

Vol­gens Cadrem­ploi heeft 35% van de nieu­we mede­wer­kers ont­slag geno­men zes maan­den na hun aan­wer­ving en 45% van de ont­sla­gen von­den plaats in het eer­ste jaar. Als je dit omre­kent naar euro’s, kan de reke­ning snel oplopen! 

Onboar­ding, wat je zou kun­nen ver­ta­len als ​“insche­ping” in het Neder­lands, bete­kent het opti­ma­li­se­ren van de inte­gra­tie van nieu­we mede­wer­kers. Het doel? Een gemak­ke­lij­ke, soe­pe­le en rus­ti­ge start. 

De kern­woor­den zijn: res­pect, voor­be­rei­ding en wel­wil­lend­heid. Tij­dens deze onboar­ding kan je nieu­we mede­wer­ker zijn of haar eer­ste ech­te indruk van het bedrijf krij­gen. Het is dus aan jou om het bes­te ima­go over te bren­gen door de belang­rij­ke waar­den en cul­tuur van het bedrijf uit te dra­gen. Dit is ook het moment om je werk­ge­ver­s­merk te laten zien en zo de betrok­ken­heid van de nieu­we mede­wer­ker te ver­ster­ken. Voeg bij­voor­beeld enke­le goodies toe aan de nieu­we uit­rus­ting (pen, mok, notitieblok,…) 

“Een goed onboar­ding­pro­ces moet ervoor zor­gen dat je nieu­we mede­wer­ker mor­gen graag terug­komt!” – LH 

We weten het alle­maal, begin­nen aan een nieu­we baan is nooit een­vou­dig. Met onze Cebir-check­list zorg je ervoor dat je nieu­we mede­wer­ker zich wel­kom voelt en zijn of haar keu­ze niet met­een op de eer­ste dag betreurt, zodat je een voor­tij­dig ver­trek voorkomt! 

Aller­eerst, de ont­vangst van een nieu­we mede­wer­ker moet min­stens een beet­je van tevo­ren wor­den voor­be­reid! Begin met het opstel­len van een lijst van alles wat je mede­wer­ker nodig heeft voor een soe­pe­le start. 

• Com­pu­ter & accessoires, 
• Een toe­ge­we­zen werk­plek of zorg ervoor dat een bureau in de open spa­ce beschik­baar is, 
• De ver­schil­len­de toe­gan­gen tot de pro­gram­ma’s, mail­box, enz. 
• Een noti­tie­boek­je en een pen, 
• Toe­gangs­pas­sen indien nodig. 

Vraag hier­voor op tijd alles aan en infor­meer de teams van tevoren. 

Je kunt ook een pre-onboar­ding uit­voe­ren door je kan­di­daat alvast het con­tract en belang­rij­ke infor­ma­tie (adres, aan­komst­tijd, hoe je toe­gang krijgt tot de gebou­wen, bevei­li­gings­pro­ce­du­res, GDPR, …) van tevo­ren toe te stu­ren, zodat hij of zij dit op zijn gemak kan door­ne­men voor­dat hij of zij begint. 

Stuur enke­le dagen voor de start een wel­komst- en intro­duc­tie­mail waar­in je het nieu­we e‑mailadres van je mede­wer­ker opneemt. Hier­mee geef je ieder­een de moge­lijk­heid om hem of haar wel­kom te heten en kan je mede­wer­ker star­ten met enke­le aan­moe­di­gin­gen in zijn of haar inbox. Zorg er ook voor dat het mana­ge­ment­team en de per­so­nen die de nieu­we mede­wer­ker moet ont­moe­ten, beschik­baar zijn op zijn of haar eer­ste dag. 

Orga­ni­seer de agen­da van je nieu­we mede­wer­ker: zorg ervoor dat zijn of haar eer­ste dagen gevuld zijn. Plan de nodi­ge trai­nin­gen, ont­moe­tin­gen met ande­re, meer afge­le­gen teams, … Zorg ervoor dat je mede­wer­ker zich zoveel moge­lijk onder­dom­pelt in de werk­om­ge­ving en de con­text van het bedrijf. 

• Op de dag zelf, stel voor dat je nieu­we mede­wer­ker een half­uur later komt dan het stan­daard­tijd­stip, zodat je de laat­ste con­tro­les kunt uit­voe­ren en vóór hem of haar op kan­toor kunt aan­ko­men. Op deze manier kun je begin­nen met het instal­le­ren van zijn of haar appa­ra­tuur, de aan­we­zi­gen op kan­toor eraan her­in­ne­ren dat er van­daag een nieuw team­lid komt, … Het is niet ver­plicht, maar het orga­ni­se­ren van een teamont­bijt voor de nieuw­ko­mer wordt altijd zeer gewaar­deerd en zorgt voor veel soe­pe­le­re en ont­span­nen ken­nis­ma­kin­gen. Het is ook altijd fijn als de men­sen die heb­ben deel­ge­no­men aan het aan­wer­vings­pro­ces en die de mede­wer­ker al heeft ont­moet, aan­we­zig zijn om een gerust­stel­len­de omge­ving te bie­den. 
  
  a. Zorg ervoor dat het mana­ge­ment aan­we­zig is om de nieu­we mede­wer­ker te verwelkomen. 

  
  b. Toon hem of haar de ver­schil­len­de ruim­tes van het kan­toor: cafe­ta­ria, toi­let­ten, kof­fie­ma­chi­ne, ver­ga­der­zaal, ont­haal, … 
  
   

1. Als je mede­wer­ker zich op zijn of haar gemak voelt, stel dan de aan­we­zi­ge per­so­nen voor en leg uit wel­ke inter­ac­ties hij of zij waar­schijn­lijk met hen zal heb­ben. Daar­na geef je ook de lijst met belang­rij­ke con­tact­per­so­nen van het bedrijf (HR-afde­ling, team­lei­der, ont­haal, …) door. 
    
2. Geef je mede­wer­ker wat tijd om zich te instal­le­ren, de ont­van­gen infor­ma­tie te ver­wer­ken en zijn of haar gedach­ten te orde­nen. Ga in de buurt van zijn of haar bureau zit­ten en help met het opstar­ten van de com­pu­ter, het star­ten van de diver­se soft­wa­re om te con­tro­le­ren of alle aan­ge­maak­te toe­gan­gen cor­rect wer­ken. (Als dat niet het geval is, volg het dan snel zelf op, laat je mede­wer­ker zich niet zelf red­den!) Neem ook wat tijd om even­tu­e­le vra­gen te beant­woor­den. 
    
3. Als je nieu­we mede­wer­ker goed geïn­stal­leerd is, wijs hem of haar dan een men­tor of ​“bud­dy” toe. De men­tor zal de per­soon zijn die je nieu­we mede­wer­ker bege­leidt bij de dage­lijk­se rou­ti­nes, de tijd neemt om de pro­ce­du­res in detail uit te leg­gen en tij­dens de eer­ste dagen, weken of moge­lijk maan­den vra­gen beant­woordt. Deze per­soon maakt meest­al deel uit van het team van de nieu­we mede­wer­ker, maar maakt geen deel uit van het mana­ge­ment. Hij of zij zal ook een cru­ci­a­le rol spe­len in het over­bren­gen van de bedrijfs­waar­den, de team­geest en de betrok­ken­heid van de nieu­we mede­wer­ker bij zijn of haar team. 

Om de bes­te opvol­ging van je mede­wer­ker te garan­de­ren, plan je regel­ma­ti­ge gesprek­ken. Dit zijn geen pres­ta­tie-eva­lu­a­ties, maar ont­moe­tin­gen om ervoor te zor­gen dat alles nog steeds goed ver­loopt en om te anti­ci­pe­ren op pro­ble­men als je teke­nen van onge­mak of een pro­bleem detec­teert. Dit stelt je ook in staat om de ster­ke pun­ten van je mede­wer­ker te iden­ti­fi­ce­ren, even­als even­tu­e­le verbeterpunten. 

• Iden­ti­fi­ceer de per­soon­lijk­heid, talen­ten en moti­va­ties van je mede­wer­ker 
• Con­tro­leer de moti­va­ties en car­ri­è­re­keu­zes van je mede­wer­ker. 
   

Hier zijn enke­le voor­beel­den van gesprek­ken die je kunt plan­nen na de komst van je nieu­we medewerker: 

• Inte­gra­tie­ge­sprek: voer een eer­ste gesprek om het gevoel van je mede­wer­ker over zijn of haar eer­ste dag of eer­ste week te ken­nen. Dit geeft je ook een idee van de ster­ke pun­ten van je onboar­ding en van moge­lij­ke verbeterpunten. 
• Opvolg­ge­sprek: plan opvolg­ge­sprek­ken met je mede­wer­ker om de twee weken of een­maal per maand om een idee te krij­gen van zijn of haar inte­gra­tie en ervoor te zor­gen dat de uit te voe­ren taken goed begre­pen zijn. 
• Eind­ge­sprek onboar­ding: wan­neer de vast­ge­stel­de peri­o­de voor­bij is, ver­geet dan niet om opnieuw een gesprek met je mede­wer­ker te heb­ben. Je kunt hem of haar vra­gen om een feed­back­rap­port op te stel­len, de toe­kom­sti­ge stap­pen van zijn of haar car­ri­è­re­pad bespre­ken en al een loop­baan­plan opstel­len. Ook hier helpt Cebir je om je aan­wer­vin­gen te opti­ma­li­se­ren en het vol­le­di­ge poten­ti­eel van je toe­kom­sti­ge talen­ten te benut­ten door hun vaar­dig­he­den te waar­de­ren met behulp van onze testcatalogus. 

En ver­geet niet, een goe­de onboar­ding plaatst je nieu­we mede­wer­ker in de juis­te mind­set! Zijn of haar pro­duc­ti­vi­teit, betrok­ken­heid bin­nen het bedrijf en de wens om bij te dra­gen aan de goe­de ont­wik­ke­ling daar­van zul­len alleen maar ver­sterkt worden!